Retrouvez ci-dessous les tâches nécessaires au fonctionnement de l’association.
Cliquez sur les liens pour en savoir plus.
N’hésitez pas à demander plus d'infos aux coordinnateurs.trices (contact@kabaducoin.fr) pour vous lancer !
On se fera un plaisir de vous accompagner.
Les tâches à faire « quand je veux » au local :
Faire de l’ensachage des produits en vrac 
30min
Laver les sacs tissus 15min
Faire l’inventaire (divisible en plusieurs tâches, à deux c’est mieux !) 2h 
3-4 mois
Débarrasser les emballages vides (cagettes, cartons...) 
30min 7 jours
Nettoyage/rangement du local et des étagères 15min
Les tâches à faire « quand je veux » chez moi :
Facturer les achats en libre service 
15min 3-4 jours
Trouver ou gérer producteur/fournisseur
Gérer l’approvisionnement d'un producteur 30min 1 à 6 mois
Parrainer un adhérent (personne âgée, empêchée, surbookée…)
Proposer des recettes de saison, mettre en avant un produit du catalogue
Communication/animer les réseaux sociaux
Organiser un évènement (sensibilisation, atelier, repas, projection, salon…)
Tâches à faire à jour fixe :
→ s’inscrire sur l'onglet « permanences »
Programmer les commandes (lundi à samedi) 1h 7 jours
Référent.te de distribution (jeudi à samedi) 2h 7 jours
Gérer un catalogue producteur 20min 7 jours
Préparer et distribuer les commandes (samedi) 2h 7 jours
Réception livraison épicerie (mercredi matin) 1h 1 mois
Gérer la commande fromage du Jura (lundi) 2h 1 mois
Logistique hebdo (vendredi après-midi) 1h 7 jours
Réception/Logistique Colis viande (St Canadet) 1h 4-5 mois
Les tâches à faire « quand je veux » au local :
Faire de l’ensachage des produits en vrac
30min
Cela consiste à mettre les produits vrac en portion dans les sacs tissus ou bocaux. Les ranger dans les seaux.
Avant tout assurez vous que tout est propre, vous avez du savon et de l'eau dans le bidon vers l'entrée pour nettoyer le cas échéant.
Sur les grandes étagères au fond du stock se trouvent les sacs « de gros » : Quinoa, pâtes, riz…
Dans les tiroirs plastiques sur le frigo se trouvent les sacs tissus propres, des pinces à linges pour identifier les sacs sont accrochées au mur.
Pour les farines en VRAC mettre deux sacs papiers propres (dans le carton sur les étagères)
Des bocaux propres sont sur le haut des étagères.
• À l’aide d’une balance et d’un bol peser les portions de produits, et les mettre en sac.
• Accrocher une pince à linge pour identifier le produit
• Ranger les sacs dans le gros seau identifié avec le nom du produit (feutre Veleda)
Ne pas forcément faire tout le sac, s’il y a entre 5 et 10 portion de chaque produit c’est suffisant.
Liste des produits, poids des portions et contenant :
Noix 500 g (sacs papiers usagés)
Tagliatelles en nid 500g (sac tissus)
Torsades 500g (sac tissus)
Coquillettes lisses 500g (sac tissus)
Riz 1/2 complet - 500g (sac tissus)
Riz rond blanc - 500g (sac tissus)
Farine complète de pois chiche - 1kg (double sacs papiers neufs)
Farine de Petit Épeautre - 1kg (double sacs papiers neufs)
Farine de Sarrasin VRAC 1kg (double sacs papiers neufs)
Petit épeautre en grain 500g (sac tissus)
Couscous semi complet - 500g (sac tissus)
Boulghour origine – 500g - (sac tissus)
Polenta Instantanée - 500g (sac tissus)
Lentilles Corail - env 500g (sac tissus)
Quinoa origine France – 500g (sac tissus)
Graines de courge 250 g (Bocal).
Lentilles vertes 500g (sac tissus)
Pois chiche 500G (sac tissus)
Haricots rouges - 500g (sac tissus)
Krounchy chocolat 1kg (sac tissus)
Krounchy Nature 1kg (sac tissus)
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Laver les sacs tissus
15min
Emporter les sacs tissus usagés qui ont été déposés par les adhérents dans le petits carton à l'entrée. Les mettre à l’envers et les laver en machine à 60° avec une lessive peu ou pas parfumée. Les redéposer au stock dans les tiroirs de sacs propres (au dessus du frigo).
Faire l’inventaire (divisible en plusieurs tâches, à deux c’est mieux !)
2h 3-4 mois
Imprimer l’inventaire théorique à partir du site internet, un coordinateur pourra vous le fournir le cas échéant.
Compter et corriger le stock théorique sur papier.
Mettre à jour le portail de commande (initié.es)
Débarrasser les emballages vides (cagettes, cartons...)
30min 7 jours
On ne garde rien en dehors de ce qui peut revenir aux producteurs
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Nettoyage/rangement du local et des étagères
15min
Nettoyer le stock, faire la poussière et ranger les étagères.
Regarnir éventuellement les rayons avec ce qui est en stock sur l'étagère du fond.
Mettre les nouveaux produits à l'arrière pour que les DLC les plus courtes soient devant.
Les tâches à faire « quand je veux » chez moi :
Facturer les achats en libre service
15min 3-4 jours
Prendre une photo du cahier de l'épicerie libre service et générer la facturation des produits pris par les adhérents.
Cette tâche requiert une formation préalable.
Trouver ou gérer producteur/fournisseur
Proposer un producteur aux adhérents, gérer l’offre produit et les approvisionnements.
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Gérer l’approvisionnement d'un producteur
30min 1 à 6 mois
Suivre l’état du stock d’un ou plusieurs produits et s’occuper de le(s) réapprovisionner quand nécessaire, suivre les prix de vente.
Formation préalable.
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Parrainer un adhérent (personne âgée, empêchée, surbookée…)
Parrainer un(e) adhérent(e), l’aider à passer sa commande ou lui livrer...
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Proposer des recettes de saison, mettre en avant un produit du catalogue
Rédiger un petit article pour partager une recette ou suggérer l’utilisation d’un des produits du catalogue. Ces messages seront partagés avec les adhérents dans les mailings hebdo ou sur le site internet.
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Communication/animer les réseaux sociaux
Faire des publications sur les réseaux sociaux ou sur différents supports de communication pour faire connaître l'association.
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Organiser un évènement (sensibilisation, atelier, repas, projection, dégustation, salon…)
Organiser un événement qui correspond aux missions de l’association.
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Tâches à faire à jour fixe :
(Nécessite de s’inscrire sur l'onglet « permanences »)
Programmer les commandes (lundi à samedi)
1h 7 jours
Référent.te de distribution (jeudi à samedi)
2h 7 jours
Centraliser les informations de la distribution et coordonner les bénévoles de la semaine.
Garantir la juste distribution des produits, faire un bilan et archivage comptable.
Jeudi et vendredi : Prendre connaissance des commandes passées et transmettre les informations aux bénévoles de la semaine, s’assurer que la collecte des produits se déroule bien.
Imprimer les documents utiles à la distribution.
Le samedi : faire en sorte que les adhérents reçoivent leur commande. Coaching des bénévoles, ajustement des commandes, vérification des marges et archivage des factures.
→ 2 façons d'être référent.te :
Mode basique :
Vous êtes en binôme avec un coordinateur qui s’occupe de vous fournir les documents et de faire les modifications sur le site, vous n’avez qu’à gérer la distribution du samedi et éventuellement les impressions.
Voir la fiche détaillée ici
Mode autonome :
Vous avez les droits coordinateurs sur le portail en ligne, vous éditez et modifiez les commandes, vous archivez les documents sur le cloud et dans la comptabilité.
Voir la fiche détaillée ici
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Gérer un catalogue producteur
20min 7 jours
En lien avec un producteur/fournisseur, mettre à jour le catalogue sur le site internet, suivre le stock et passer les commandes.
Préparer et distribuer les commandes (samedi)
2h 7 jours
En compagnie du référent vous préparez les commandes de la semaine et distribuez les Kaba aux adhérents (en général 9h30 - 11h30).
→ RDV à 09h30 au stock
En collaboration avec le.la référent.te de la semaine :
• Préparer les portions pour chaque produit en veillant à leur juste répartition.
• Une fois les portions prêtes, préparer chaque commande dans les Kabas.
• Accueillir les adhérents.es et leur donner leur Kaba en vérifiant le contenu avec eux
• Ranger et nettoyer le local
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Réception livraison épicerie (mercredi matin)
1h 1 mois
Il faut être joignable durant la matinée pour, à l’appel du livreur, venir au stock réceptionner la commande d’épicerie.
Vérifier le contenu de la commande,
Rangement des produits sur les étagères en mettant les nouveaux à l’arrière et les plus anciens devant.
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Gérer la commande fromage du Jura (lundi)
2h 1 mois
Passer la commande globale sur le site comte-monts-jura.com, indiquer le lieu de livraison en chronofresh.
Préparer les commandes en ajustant le poids des morceaux de fromages de chacun.
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Logistique hebdo (vendredi après-midi)
1h 7 jours
Résumé : Vous allez chercher les produits de la semaine avec votre véhicule.
Les commandes sont prêtes chez les producteurs, il vous suffit de les récupérer et les déposer au stock.
Cette tâche est divisée par lieu de collecte.
Description détaillée :
→ Départ à partir de 16h00 où à 18h maxi
Récupérez les produits chez les producteurs, déposez les librement au stock grâce à la boîte à clef (code ici https://www.kabaducoin.fr/code-porte/ )
Si vous vous inscrivez sur cette tâche un.une coordinateur.trice vous contactera, il.elle. vous fournira la liste des produits à récupérer (les producteurs l’auront eue à l’avance).
En fonction de vos dispos, des volumes et de la taille de votre véhicule il pourra y avoir plusieurs bénévoles.
Si vous avez un contenant pour conserver le froid c'est top !). Stocker le frais (fromages/Yaourt) dans le frigo (le brancher s'il n'est pas en route)
Pour se repérer, voici une carte des fournisseurs.
Logistique Le Puy Sainte Réparade :
Fromagerie Coste (avant 18h30) (1213 route des Crottes, 13610 le Puy Sainte Réparade - 06 21 05 67 86).
Récupérer les fromages et yaourts en vérifiant que la commande est complète.
Récupérer la facture.
Le Coin des Paysans (avant 19h) (1440 D15g, 13610 Le Puy-Sainte-Réparade - 06 30 11 30 39).
Récupérer les fruits et les légumes en vérifiant la liste de courses
Récupérer le ticket de caisse.
Pommes de terre - Philippe Robert - libre service (3375A, RD15, Quartier Repentance, 13650 Meyrargues)
Prendre les sacs et le bon de livraison au hangar (Tuto et plan ICI)
Logistique Peyrolles :
Boulangerie “Le pain de la Terre” à Peyrolles (34 Avenue Charles de Gaulle, 13860 Peyrolles-en-Provence - 09 75 61 58 81) :
Récupérer la commande préparée dans la caisse grise “Kabaducoin”.
Logistique Venelles :
Couleurs Paysannes à Venelles (avant 19h) (35 Av. de la Grande Bégude, 13770 Venelles 04 42 20 41 24)
Récupérer les fruits et les légumes en vérifiant la liste de courses
Récupérer le ticket de caisse.
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Réception/Logistique Colis viande (St Canadet)
1h 4-5 mois
Vous allez au rendez-vous à St Canadet avec votre véhicule et une glacière entre 14h et 14h30.
Les colis de viande seront prêts en carton et sous vide, il faut mettre les noms des adhérents dessus et noter les poids exacts.
Transmettre une photo de chaque colis avec le nom et le poids, ainsi que la facture globale, l’envoyer à contact@kabaducoin.fr.
Le paiement sera fait par virement par un.une coordinnateur.trice après.
Tout mettre au frigo du stock pour que chacun récupère son colis.
Le point de rendez-vous est Chem. du Vallon des Rouves, 13610 Le Puy-Sainte-Réparade : https://maps.app.goo.gl/PbAAaU2p4MiTjaEY6
Contact Aurélie : 06 81 49 03 89
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